Chacun son rôle… - Partie 2

Nous avons déjà mentionné que la responsabilité de l’auditeur est de vérifier la conformité et, le cas échéant, de démonter l’existence d’une non-conformité sans plus (réf. : Chacun son rôle… - Partie 1 - 8 février 2013). Le traitement de la non-conformité nécessitera notamment l’identification des causes de l’écart et des actions préventives requises pour prévenir l’occurrence de ces causes. La responsabilité du traitement appartient à l’audité et non à l’auditeur. Évidemment, s’il s’agit d’un audit interne fait par un membre du personnel ce dernier pourrait prendre part à la tâche non pas comme auditeur mais bien comme membre de l’équipe de résolution définitive du problème et des causes.

L’auditeur doit donc faire preuve d’une grande prudence dans la rédaction des non-conformités et éviter à tout prix d’y inclure la cause et/ou la solution au problème constaté. Autrement, non seulement l’auditeur outrepasserait son rôle mais pire, il ferait de l’ingérence dans les affaires de l’organisme audité ce qui est totalement inacceptable. Donnons un exemple de formulation de non-conformité à éviter :

« L’exigence 4.4.6, Maîtrise opérationnelle, de la norme ISO 14001:2004 stipule que l’organisme doit mettre en œuvre et tenir à jour des procédures documentées pour maîtriser les situations où l'absence de telles procédures pourrait entraîner des écarts par rapport à la politique environnementale et aux objectifs et cibles.

Or, lors de l’audit nous avons constaté des écarts par rapport aux objectifs et cibles parce qu’aucune procédure documentée n’était disponible ».

Puisque l’exigence confirme qu’aucune procédure n’a à être documentée s’il y a absence d’écart et que le fait de ne pas être documentée ne signifie pas qu’il y ait absence de procédure. Nous pouvons affirmer que l’organisme peut corriger un écart sans documenter ses procédures. Nous pouvons également affirmer que si un écart est « causé » par des procédures documentées qui n’ont aucune valeur ajoutée, inutiles, trop contraignantes ou inapplicables, l’organisme pourrait et devrait éliminer la documentation de ces procédures afin de retrouver la conformité.

L’auditeur qui, comme dans notre exemple, inscrit dans sa non-conformité « parce qu’aucune procédure documentée n’était disponible » commet une grave erreur. Non seulement identifie-t-il une cause, ce qui n’est nullement son travail, mais il propose en plus, une solution probablement pire en suggérant que des procédures devraient être documentées.

Une fois de plus, nul n’est mieux placé dans l’organisation que son personnel pour déterminer quelles procédures doivent être documentées et le niveau de détail auquel se rendre…