Chacun son rôle… Partie 1

Le but de l’audit, qu’il soit interne ou externe, est de vérifier la conformité des éléments soumis à la vérification. Il s’agit d’un exercice donnant lieu à une conclusion binaire : « conforme ou non ». Les éléments soumis à la vérification peuvent varier en fonction des besoins de l’entreprise. Cette vérification peut ainsi porter sur l’ensemble d’un système ou sur une partie de celui-ci comme la conformité aux exigences légales applicables, l’efficacité d’un processus, la gestion des formations, la robustesse du plan des mesures d’urgence, etc.

Si le rôle de l’audité est de faire la démonstration de la conformité, le rôle de l’auditeur est de vérifier la conformité et, le cas échéant, de démontrer l’existence des non-conformités ». L’audit n’a donc pas pour but de chercher les non-conformités. Si des non-conformités existent elles surgiront d’elles-mêmes, n’ayez crainte ! La démonstration de la conformité peut être faite par des explications verbales, des démonstrations pratiques, des enregistrements (preuves documentées de la mise en œuvre de procédures elles-mêmes documentées ou pas) ou une combinaison de ces divers moyens.

La non-conformité doit comporter deux éléments. Le critère de référence, c’est-à-dire l’exigence normative ou celle créée par l’audité dans son système puis, l’évidence d’écart. Cette pratique rédactionnelle est essentielle à une approche systématique, rigoureuse et implacable. Conséquemment, l’auditeur convaincu de l’existence d’une non-conformité qui serait incapable de la rédiger devrait conclure à la conformité. De même, un audité à qui l’on remet une « non-conformité dont la rédaction est non-conforme » devrait la contester. Cette approche permet également de prévenir l’utilisation, par les auditeurs, des paradigmes qu’ils chérissent et utilisent parfois comme critères de référence. Ainsi, si votre auditeur est convaincu que la revue de direction doit être tenue une fois par année alors que votre système prévoit le faire au trois ans ou, s’il est certain que l’ensemble de votre système doit être audité au minimum une fois durant la durée de votre certificat d’enregistrement (3 ans) alors que votre système démontre que ce sera fait à tous les cinq ans, il aura bien du mal à rédiger une non-conformité valable.

Les normes ISO 9001, ISO 14001 et OHSAS 18001 imposent aux organismes d’examiner leur système de management à intervalles planifiés. Rien dans les normes ne dicte la fréquence. Il vous revient donc, en tant que gestionnaire, de déterminer une fréquence qui s’avèrera utile pour votre organisation…