Récemment, des gestionnaires m’ont confirmé avoir
reçu des non-conformités majeures lors de la phase 1 de l’audit
d’enregistrement de leur système de management. Il n’y a rien de grave à
recevoir une majeure me direz-vous. Nous sommes d’accord. Alors pourquoi en
faire un billet ?
Simplement parce que soulever une majeure lors d’une
phase 1 est en soit une aberration, une faute technique et une manière
pernicieuse d’augmenter les frais d’enregistrement.
La pratique de certification suggère d’informer son
client de l’existence d’une non-conformité majeure sitôt qu’elle est détectée. Dès lors, le
client peut poursuivre ou interrompre l’audit. Il devra non seulement assumer les frais prévus pour la prestation en cours mais également ceux occasionnés par l'audit de suivi. Profiter
d’une phase 1 pour agir de la sorte est abusif.
La phase 1 est une revue de la documentation et une évaluation du degré de préparation. La phase 2 est une vérification de la mise en œuvre dans la pratique, de la théorie analysée lors de la phase 1. L'ensemble des phases 1 et 2, constitue l'audit d'enregistrement. Officialiser
une non-conformité majeure sur l’absence, par exemple, de mise en œuvre d’une revue de
direction lors de la phase 1, consisterait à faire une faute technique et à témoigner de son
incompétence. Officialiser une non-conformité majeure lors de la phase 1 sur la base que trop d'éléments sont non conformes et que l'organisme sera de toute manière incapable de faire tout ce qui est nécessaire pour se conformer avant la phase 2, reviendrait à agir en consultant et non en auditeur. Ce qui est pire ! Nous reviendrons dans un autre billet sur ce véritable fléau qu'est l'engagement par les registraires de consultants pour jouer le rôle des auditeurs.
Tel que mentionné précédemment et contrairement aux audits périodiques, de
suivi ou de réenregistrement, l’audit d’enregistrement initial a la particularité
d’être constitué de deux phases indissociables à la condition que les deux phases soient réalisées sur
une période maximale de 90 jours.
Ce délai est fondamental puisqu’il permet
précisément à l’organisme de corriger les lacunes identifiées lors de la phase
1. L’auditeur responsable de cette première phase est tenu et justifié
d’identifier les non-conformités, mais devrait se limiter à les qualifier de
« potentielles ». N’oublions pas qu’il s’agit d’un audit
d’enregistrement initial. La phase 1 peut avoir lieu avant la fin
d’implantation du système. Il n’y a donc aucune valeur ajoutée à exiger un
plan d’actions pour corriger un système en implantation. Il se peut également,
que la direction soit consciente des lacunes encore présentes et qu’elle ait planifié des
mesures pour y remédier.
Ainsi, le fait de ne pas avoir fait, par exemple, de revue
de direction avant la fin de l’audit d’enregistrement, c'est-à-dire avant la fin de la phase 2 serait en effet un écart. Mais ladite
revue pourrait très bien avoir été planifiée entre la première et la seconde phase.
Qu'elle ait ou non été planifiée, l’auditeur devrait en pareil cas signifier dans son rapport, pour le bénéfice de son client
et le sien lors de la phase 2, l’existence d’une non-conformité majeure
« potentielle » si ladite revue n’était pas tenue avant la fin de la
phase 2. En contrepartie, soulever une non-conformité alors que le client a déjà
planifié une correction, irait à l’encontre de la reconnaissance du processus de
management PDCA (Plan, Do, Check, Act) dont la mise en œuvre serait pourtant déjà
démontrée. Bien entendu, si lors de la phase 2 l’auditeur constatait que la
revue n’avait pas été tenue, une non-conformité majeure serait justifiée, voire nécessaire.
Comme disait Gilles Vigneault :
« Pardonner c’est bon, oublier c’est c… »
Bravo,
RépondreEffacerquel gachis lorsque l'on se crois entre bonne main avec des experts qui dans le fond, profite de leur statut pour abuser des gens qui les reconnaissent comme expert!
Éric Lessard, 25 octobre 2013 09:44
EffacerLa lucidité et le discernement ont toujours leur place. Un registraire est un « fournisseur » payé par son client ! « L'indépendance » dont ils se disent les gardiens et les défenseurs est un abus de langage.
Merci pour votre commentaire et votre participation à ce blogue.
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