Dimitte illis non enim sciunt quid faciunt…

« Pardonnez-leur car ils ne savent ce qu'ils font… » Le titre de ce billet n’a rien à voir avec l’actuel débat sur la « Charte des valeurs québécoises ». C’est le seul titre qui me vient à l’esprit pour dénoncer, une fois de plus, le désolant spectacle auquel nous convient trop souvent les registraires.

Récemment, des gestionnaires m’ont confirmé avoir reçu des non-conformités majeures lors de la phase 1 de l’audit d’enregistrement de leur système de management. Il n’y a rien de grave à recevoir une majeure me direz-vous. Nous sommes d’accord. Alors pourquoi en faire un billet ?

 

Simplement parce que soulever une majeure lors d’une phase 1 est en soit une aberration, une faute technique et une manière pernicieuse d’augmenter les frais d’enregistrement.

 

La pratique de certification suggère d’informer son client de l’existence d’une non-conformité majeure sitôt qu’elle est détectée. Dès lors, le client peut poursuivre ou interrompre l’audit. Il devra non seulement assumer les frais prévus pour la prestation en cours mais également ceux occasionnés par l'audit de suivi. Profiter d’une phase 1 pour agir de la sorte est abusif.

La phase 1 est une revue de la documentation et une évaluation du degré de préparation. La phase 2 est une vérification de la mise en œuvre dans la pratique, de la théorie analysée lors de la phase 1. L'ensemble des phases 1 et 2, constitue l'audit d'enregistrement. Officialiser une non-conformité majeure sur l’absence, par exemple, de mise en œuvre d’une revue de direction lors de la phase 1, consisterait à faire une faute technique et à témoigner de son incompétence. Officialiser une non-conformité majeure lors de la phase 1 sur la base que trop d'éléments sont non conformes et que l'organisme sera de toute manière incapable de faire tout ce qui est nécessaire pour se conformer avant la phase 2, reviendrait à agir en consultant et non en auditeur. Ce qui est pire ! Nous reviendrons dans un autre billet sur ce véritable fléau qu'est l'engagement par les registraires de consultants pour jouer le rôle des auditeurs.

Tel que mentionné précédemment et contrairement aux audits périodiques, de suivi ou de réenregistrement, l’audit d’enregistrement initial a la particularité d’être constitué de deux phases indissociables à la condition que les deux phases soient réalisées sur une période maximale de 90 jours.

Ce délai est fondamental puisqu’il permet précisément à l’organisme de corriger les lacunes identifiées lors de la phase 1. L’auditeur responsable de cette première phase est tenu et justifié d’identifier les non-conformités, mais devrait se limiter à les qualifier de « potentielles ». N’oublions pas qu’il s’agit d’un audit d’enregistrement initial. La phase 1 peut avoir lieu avant la fin d’implantation du système. Il n’y a donc aucune valeur ajoutée à exiger un plan d’actions pour corriger un système en implantation. Il se peut également, que la direction soit consciente des lacunes encore présentes et qu’elle ait planifié des mesures pour y remédier.

Ainsi, le fait de ne pas avoir fait, par exemple, de revue de direction avant la fin de l’audit d’enregistrement, c'est-à-dire avant la fin de la phase 2 serait en effet un écart. Mais ladite revue pourrait très bien avoir été planifiée entre la première et la seconde phase. Qu'elle ait ou non été planifiée, l’auditeur devrait en pareil cas signifier dans son rapport, pour le bénéfice de son client et le sien lors de la phase 2, l’existence d’une non-conformité majeure « potentielle » si ladite revue n’était pas tenue avant la fin de la phase 2. En contrepartie, soulever une non-conformité alors que le client a déjà planifié une correction, irait à l’encontre de la reconnaissance du processus de management PDCA (Plan, Do, Check, Act) dont la mise en œuvre serait pourtant déjà démontrée. Bien entendu, si lors de la phase 2 l’auditeur constatait que la revue n’avait pas été tenue, une non-conformité majeure serait justifiée, voire nécessaire.

Comme disait Gilles Vigneault : « Pardonner c’est bon, oublier c’est c… »