Un processus nommé Désir…

Ou était-ce plutôt : Un tramway nommé Désir. Oui, c'est ça ! La pièce de théâtre écrite par Tennessee Williams en 1947. Ça sonne infiniment mieux pour un tramway que pour un processus d'ailleurs...

Nous avons mentionné dans un billet précédent, qu'on ne devrait pas créer de processus pour occuper les ressources humaines en place mais plutôt, embaucher du personnel pour répondre aux besoins de mise en œuvre des processus. En fait :

« Les processus définissent et différencient les entreprises ».

Il est donc essentiel d’assurer la maîtrise des processus et de déployer les efforts nécessaires pour les améliorer de façon continue. S’il est vrai que, pour la mise en œuvre d’un processus des employés seront requis, il est également très probable que pour s’acquitter de leurs tâches, ces employés auront besoin d’accéder à certains documents.

Lorsqu’un employé est embauché pour assurer la bonne mise en œuvre d’un processus, on devrait l'informer du processus auquel il contribue. Il devrait également connaître les documents nécessaires pour accomplir ses tâches et pouvoir y accéder au moment opportun.

La même logique devrait s’appliquer à la gestion documentaire. Si un processus nécessite des documents, ce processus devrait permettre de les identifier et d’y accéder. Cette association devrait de plus, idéalement, être réversible. Ainsi, les documents nécessaires à un processus devraient pouvoir lui être associés peu importe leur support (papier, électronique, photographique, numérique).

Curieusement, lorsque l’on regarde la classification des documents électroniques, il arrive fréquemment que des répertoires aient été créés avec le nom d’un employé. Pourtant leur contenu, même s’il n’est utilisé que par l’employé en question, est bel et bien en lien avec la réalisation d’un processus. De plus, lorsque l’on regarde la désignation des processus faite par l’organisation on constate, fort heureusement, qu’aucun d’entre eux ne porte le nom d’un employé. Il arrive fréquemment dans ces situations, que les détenteurs de ces répertoires « personnalisés » aient de la difficulté à expliquer clairement à quels processus de l’entreprise ils contribuent.

On ne peut les blâmer, il s’agit d’un système. Ce n’est toutefois pas une raison pour ne pas corriger la situation.